6 วิธีที่จะทำให้วาระการ ประชุมออนไลน์ ของคุณดูน่าสนใจ
การประชุมออนไลน์
ส่วนใหญ่แตกต่างจากการประชุมแบบพบปะอย่างมากในด้านความกะตือรือร้น การมีส่วนร่วม หรือการระดมความคิด
บ่อยครั้งที่การประชุมออนไลน์เหล่านี้หลุดประเด็นไปด้วยสาเหตุใดสาเหตุหนึ่ง: การประชุมออนไลน์อาจเงียบสงัดเหมือนกับพิธีศพที่มีบุคคลต่างๆ สลับกันพูดแสดงความเศร้าโศกให้กับผู้ไว้ทุกข์ฟัง หรืออาจคล้ายกับงานเลี้ยงฉลองอันวุ่นวายของหน่วยงานฝ่ายขายในห้องพักของสายการบินหลังจากปิดสัญญาครั้งสำคัญได้ โดยที่ทุกคนต่างพูดแทรกกันโดยไม่มีสาระหรือประเด็นสำคัญ แต่คุณสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์เหล่านั้นได้
เมื่อต้องการทำให้การประชุมออนไลน์มีชีวิตชีวาและยังประสิทธิภาพเหมือนกับการพบปะกันจริงๆ ให้ลองทำการแนวทางเหล่านี้:
1. ใช้วาระการประชุมอย่างเป็นทางการ
ไม่แจ้งวาระการประชุมให้กับผู้เข้าร่วมที่ต้องการ “ขอความคิดเห็น” เพื่อแลกเปลี่ยนความคิด และทำการตัดสินใจ แทนที่จะมุ่งเน้นเฉพาะประเด็นสำคัญ กำหนดวาระการประชุมอย่างเป็นทางการเป็นลายลักษณ์อักษรและส่งให้ผู้เข้าร่วมล่วงหน้าอย่างน้อยสองวันเพื่อให้พวกเขามีเวลาตรวจทานและเตรียมตัวให้พร้อม
นอกจากนี้ ให้เน้นย้ำวาระการประชุมตลอดการประชุม (คุณจะเข้าใจเหตุผล เมื่อคุณอ่านต่อไป)
2. ระบุหัวข้อในแบบฟอร์มคำถาม
หลีกเลี่ยงรูปแบบหัวข้อทั่วไปที่ฟังดูไม่น่าสนใจเหล่านี้:
─ยอดขายสำหรับไตรมาสที่ 3
─บูธจัดแสดงสินค้าที่ ITH Conference
─แคมเปญด้านการตลาดของคู่แข่งในเดือนสิงหาคม
แต่ให้กำหนดหัวข้อเป็นคำถามแทน เพื่อให้การอภิปรายมีสาระสำคัญและไม่ออกนอกประเด็น:
─คุณทำโควต้าของไตรมาสที่ 3 ได้กี่เปอร์เซ็นต์
─การจัดแสดงที่งานแสดงสินค้า ITH คุ้มค่ากับเงิน $35K และเวลา 2 วันหรือไม่
─กลยุทธ์การขายที่รับมือแคมเปญด้านการตลาดเดือนสิงหาคมของ Logard ได้ดีที่สุดคืออะไร
3. กำหนดรูปแบบสำหรับสาระการประชุมแต่ละหัวข้อ
ระบุรูปแบบสำหรับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุมที่เป็นลายลักษณ์อักษร: “สำหรับการอภิปรายแบบเปิด” “สำหรับรายงานเท่านั้น” “ช่วงถามตอบ” “ผู้เข้าร่วมการสำรวจ” “สำหรับการแนะนำ” “สำหรับการตัดสินใจ” บ่อยครั้งที่ผู้เข้าร่วมออกจากการประชุมและคิดว่าไม่คุ้มค่ากับเวลาของพวกเขา เนื่องจากไม่ได้ทำการตัดสินใจ แต่ในฐานะผู้จัดการประชุม วัตถุประสงค์ของคุณอาจมีเพียงการหยิบยกประเด็นปัญหาและรวบรวมข้อมูล การแจ้งให้กลุ่มทราบวัตถุประสงค์ล่วงหน้าจะช่วยให้พวกเขารู้สึกว่าได้บรรลุเป้าหมายสำหรับหัวข้อดังกล่าว
4. จัดสรรเวลาให้กับแต่ละหัวข้อ
คุณสามารถปรับเปลี่ยนเวลาได้ระหว่างการประชุม แต่ให้ประมาณเวลาไว้ล่วงหน้าเพื่อให้ทุกคนทราบสิ่งที่คุณคาดหวังได้ ถ้าวาระการประชุมระบุว่า Deepak รายงานผลลัพธ์จากห้องทดลองและเวลาที่จัดสรรไว้คือ 5 นาที เขาจะไม่เสียเวลาทำงานนำเสนอสไลด์สำหรับ 30 นาที
5. แจ้งให้บุคคลที่รับผิดชอบเตรียมข้อมูลสำคัญมาด้วย
ถ้าคุณคาดหวังว่า Jana จะเตรียมข้อมูลจุดเริ่มต้นของการอภิปราย อย่าปล่อยให้เธอทราบด้วยตัวเอง เพิ่มชื่อของเธอในวาระการประชุมเป็น “ฝ่ายที่รับผิดชอบ” เพื่อให้เธอทำการเตรียมตัวให้พร้อม
6. สรุปข้อมูลและกำหนดการดำเนินการติดตามในวาระการประชุม
จำไว้ว่าหน้าจอโทรศัพท์มือถือหรือกองเอกสารสามารถทำให้ผู้เข้าร่วมเสียสมาธิได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการประชุมออนไลน์ สรุปประเด็นและการตัดสินใจครั้งสำคัญ และเขียนลงในคอลัมน์เปล่าในวาระการประชุมที่เสนอ จากนั้น ในคอลัมน์สุดท้าย ให้เขียนการดำเนินการติดตาม: ใครรับผิดชอบหน้าที่ใดและต้องทำให้ลุล่วงภายในวันไหน
Presto วาระการประชุมที่เสร็จสมบูรณ์จะทำหน้าที่เป็นรายงานการประชุม ส่งวาระการประชุมที่สมบูรณ์กลับถึงผู้เข้าร่วมและผู้ที่ไม่ได้มาประชุมในภายหลัง (เป็นไฟล์ที่ดาวน์โหลดได้เพื่อให้อ้างอิง)!
วาระการประชุมช่วยแบ่งเบาภาระของคุณได้อย่างมาก การประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพเสร็จสมบูรณ์แล้ว!
การประชุมทางเว็บคืออะไร (การประชุมทางวิดีโอ / การประชุมทางทีวี / วิดีโอ)?
การประชุมผ่านเว็บ (การประชุมทางวิดีโอ / การประชุมทางทีวี / วิดีโอ) เป็นระบบที่ช่วยให้สามารถสื่อสารกับบุคคลที่อยู่ห่างไกลได้
เป็นไปได้ที่จะแบ่งปันวิดีโอและเสียงและดำเนินการประชุมที่เต็มไปด้วยความสมจริงซึ่งคล้ายกับการประชุมแบบเห็นหน้ากัน
ระบบการประชุมทางวิดีโอ (การประชุมทางไกล) และระบบการประชุมผ่านวิดีโอจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ (ฮาร์ดแวร์) และสายเฉพาะที่มีราคาแพง
ระบบการประชุมทางเว็บสามารถใช้งานได้ทันทีตราบเท่าที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตสายชุดหูฟังสำหรับการพูดคุยฉันสามารถทำมันได้
เมล็ดพันธุ์·การวางแผน จำกัด “2018 การประชุมทางวิดีโอ / Web ประชุมตลาดล่าสุดและสถานะปัจจุบันของการสื่อสารวิดีโอเมฆ”